Fungsi Surat

Apa Fungsi dari Surat: Syarat,Prinsip, Bagian dan Jenisnya?

Diposting pada

Apa Fungsi dari Surat: Syarat,Prinsip, Bagian dan Jenisnya? – Anda harus terbiasa dengan alat untuk berkomunikasi dengan surat. Ada dua cara untuk berkomunikasi, yaitu secara tertulis dan bukan secara tertulis atau lisan. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang berguna untuk memberikan informasi dan hal lainnya. Sementara itu, tidak dapat dilakukan secara tertulis atau lisan melalui televisi, telepon, radio, dll. Di bawah ini adalah penjelasan Fungsi surat bagian, jenis, dan contoh lengkapnya.


Fungsi Surat

  • Surat sebagai alat komunikasi
  • Surat tersebut adalah perwakilan pembuat surat yang meneruskan pesan ke penerima surat.
  • Surat sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai petunjuk atau informasi untuk tindak lanjut.
  • Surat digunakan sebagai bukti karena berbentuk tertulis dan dapat disimpan sehingga dapat dilihat kembali di kemudian hari untuk membuktikan sesuatu di dalam surat tersebut.
  • Surat sebagai pengingat kegiatan yang telah dilakukan di masa lalu.
  • Surat sebagai pengikat para pihak yang memiliki kekuatan hukum sebagaimana tercantum dalam surat persetujuan
  • Surat keselamatan, misalnya dalam dokumen perjalanan untuk karyawan atau perwakilan penjualan, berguna untuk memastikan keselamatan mereka saat bepergian
  • Surat sebagai media periklanan bagi perusahaan atau institusi pengirim surat. Terkadang surat disertai dengan brosur atau katalog untuk menawarkan produk tertentu kepada penerima surat.

Fungsi Surat dalam Korespondensi Bisnis

  • Tanda Bukti Tertulis yang Otentik

Surat adalah bukti “hitam putih” yang dapat dirahasiakan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah. Surat yang dapat dijadikan bukti tertulis antara lain perjanjian, wasiat, akta notaris, dan lain-lain.


  • Alat Pengingat

Manusia memiliki kemampuan ingatan yang terbatas. Selain itu, dari segi aktivitas yang kompleks dan kompleks. Dalam hal ini, dokumen tertulis yang diarsipkan dengan baik dapat menjadi pengingat jika kita lupa atau sewaktu-waktu membutuhkan informasi terkait dengan apa yang tertulis di surat tersebut.


  • Dokumen Historis

Surat juga bisa menjadi dokumentasi sejarah. Surat bisa berisi deskripsi kejadian di masa lalu. Contohnya seperti March Eleven Warrant atau Supersemar.


  • Pedoman Kerja

Surat juga dapat menjadi pedoman kerja saat melakukan suatu pekerjaan. Misalnya, seperti dalam surat perintah penangkapan, surat keputusan dan surat kuasa.


  • Jaminan Keamanan

Surat sebagai jaminan keamanan memiliki arti bahwa surat tersebut dapat menjadi jaminan keamanan bagi seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan yang dapat menjamin keselamatan seseorang dalam suatu perjalanan.


  • Utusan atau Duta Organisasi

Fungsi surat juga dapat menjadi duta atau duta suatu organisasi, yang dapat mencerminkan citra, mentalitas, jiwa dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.


  • Dasar Penilaian dan Keputusan

Biasanya, membuat keputusan dan mengevaluasi sesuatu membutuhkan banyak pemikiran. Oleh karena itu, penulisan dapat menjadi salah satu dasar evaluasi dan pengambilan keputusan. Ini seperti fungsi surat rekomendasi, sertifikat dan surat dalam bentuk laporan.


  • Sebagai Barometer Kegiatan Organisasi

Kegiatan suatu organisasi biasanya dilakukan melalui korespondensi baik untuk pihak internal maupun eksternal. Oleh karena itu, frekuensi korespondensi yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat menjadi alat ukur intensitas kegiatan organisasi tersebut.


  • Alat Menumbuhkan Sikap Saling Pengertian

Surat dapat berfungsi untuk mendorong saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman. Ini bisa terjadi jika surat itu diatur dengan baik. Jika surat tidak tersusun dengan benar dapat menimbulkan kekacauan. Sebaliknya, surat tersebut juga dapat berperan dalam menghilangkan kesalahpahaman dan mendorong saling pengertian.


  • Sarana Meningkatkan Kerja Sama

Kerja sama dengan pihak lain dapat ditingkatkan dengan adanya surat-surat. Alur korespondensi antar pihak yang bekerja sama dapat menunjukkan kedekatan kerjasama ini. Akibatnya, upaya untuk mencapai tujuan bersama dapat meningkat.


Syarat dan Prinsip Surat

Surat yang baik menurut Sedarmayanti (2001) harus objektif dan tidak subyektif, sistematis dalam komposisi isi surat, singkatnya, jelas (untuk siapa, dari mana, tentang apa), lengkap, sopan dan menarik. Saat menggunakan media kertas maka ukuran, jenis dan warna surat harus sesuai, bahkan bentuk standar surat tersebut menggunakan gaya bahasa yang santun dan hormat yang jelas tidak menimbulkan tafsir yang berbeda dan sederhana terhadap maknanya yaitu bahasa sederhana. , tidak panjang dan karena itu mudah dimengerti.

Menurut Ramelan (2005), persyaratan surat yang baik adalah sebagai berikut:

  • Bentuk surat harus sesuai dengan isinya.
  • Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau menyinggung dengan tetap menjaga sopan santun.
  • Kalimat dalam surat tersebut harus sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia yang benar.
  • Isi surat bukanlah bahasa panjang yang efisien, efektif dan lugas, melainkan sopan, lebih mudah dipahami dan lebih berkesan.
  • Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan disusun sesuai dengan ketentuan sehingga penulis harus memahami macam-macam bentuk Surat yang digunakan.
  • Penggunaan singkatan kata yang biasa digunakan dalam korespondensi.
  • Penggunaan tanda baca dan huruf kapital.
  • Menggambar bentuk dan fisiknya (kualitas kertas, bentuk Surat, diketik, dll.).
  • Menurut Moekijat (2002), ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan saat membuat surat yang baik sesuai dengan kondisi diatas, yaitu:
  • Keringkasan yg padat isinya. Artinya surat itu harus pendek. Coba gunakan jumlah kata terkecil untuk menyampaikan makna yang ingin Anda sampaikan.
  • Clarity (kejelasan). Surat harus jelas dan tidak berarti ganda. Jika pembaca bisa berkata, “Apa yang dimaksud dengan ini atau itu?” Lalu suratnya kurang jelas.
  • Simplicity (kesederhanaan). Surat adalah alat untuk berkomunikasi dengan orang lain tentang suatu masalah bisnis. Kata-kata sederhana memberikan arti yang lebih jelas daripada kata-kata yang panjang dan sulit.
  • Susunan kalimat yang cerdas, pendekatan yang ceria, dan tulisan yang mengalir menjadi ciri khas nada surat tersebut.

Bagian-Bagian Surat

  • Tempat dan Tanggal Pembuatan

Seperti jenis surat lainnya, surat pribadi menggunakan atau mengandung unsur lokasi dan tanggal pembuatan. Tempat dan tanggal pembuatan biasanya ditampilkan di kanan atas atau kiri atas. Nama tempat harus dimulai dengan huruf kapital, koma sebagai pemisah antara tempat dan tanggal, tanpa diakhiri dengan titik.

Contoh tempat penulisan dan tanggal pembuatan:

Malang, 10 Mei 2020

Malang, 10-5-2020

Malang, 5 Oktober 2020

Untuk menunjukkan tempat dan tanggal pembuatan media komunikasi tertulis ini, Anda dapat menggunakan salah satu contoh tertulis.


  • Alamat Penerima

Setelah menentukan tanggal dan tempat pembuatan, langkah selanjutnya adalah menuliskan alamat penerima surat. Alamat penerima sama dengan nama penerima dan biasanya dimulai dengan nama penerima. Untuk menuliskan nama penerima cukup dengan mengetik nickname dan pada saat penulisan nama kotanya bisa juga diganti dengan nickname seperti Malang, Kota Pelajar dan lain-lain.

Contoh penulisan alamat penerima:

Untuk temanku Angelica

Di solo


  • Kata Sapaan

Selanjutnya, tulis kata-kata selamat datang di surat pribadi. Salam dalam komunikasi tertulis ini tidak perlu formal karena surat ditujukan kepada keluarga, teman, atau teman. Jadi gunakan saja bahasa sehari-hari.

Contoh penulisan salam di surat pribadi:

Salam, halo teman-teman, Assalamualaikum, halo cantik, halo ganteng, salam manis, salam sayu dan sebagainya.


  • Paragraf Pembuka

Surat pribadi juga dimulai dengan paragraf pertama yang memuji nostalgia dan meminta berita. Anda tidak perlu menggunakan bahasa standar atau bahasa sehari-hari untuk surat pribadi.


  • Bagian Isi


Kemudian ada body of the letter, yang merupakan inti dari semua jenis surat, karena maksud atau tujuan surat pada bagian ini juga tertulis dalam surat pribadi.

Di bagian ini Anda bisa menuliskan masalah atau apa yang disampaikan oleh penerima surat. Pada bagian ini, Anda dapat menulis segala sesuatu mulai dari hal yang tidak penting sama sekali hingga hal yang sangat penting. Tidak perlu menggunakan bahasa standar atau formal apa pun. Yang paling penting adalah menggunakan bahasa yang dapat dipahami penerima.


  • Paragraf Penutup

Bagian ini biasanya berisi permintaan maaf atau ucapan terima kasih dan kata-kata pengharapan. Paragraf terakhir tidak harus panjang, cukup tulis 1 hingga 2 baris.


  • Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini adalah bagian terakhir dari surat pribadi. Nama dan tanda tangan pengirim harus muncul di pojok kanan bawah. Tak hanya tanda tangannya, ada juga yang bisa menuliskan nama cahayanya. Bagian ini juga bisa diletakkan atau ditulis di pojok kiri bawah.


Jenis-Jenis Surat

Surat terdiri dari banyak jenis dengan fungsi atau kegunaan yang berbeda. Ada berbagai jenis Surat berdasarkan kriteria tertentu.

Berikut ini adalah deskripsi dari berbagai jenis:


  • Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis atas nama pribadi yang memiliki masalah individu dan dikirim ke teman, anggota keluarga, atau agensi. Misalnya surat yang ditujukan kepada keluarga, surat pengalaman kerja dan surat permohonan ijin.

Surat dengan isi dapat dibagi menjadi dua bagian:

Surat pribadi tidak resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis dan dikirimkan oleh seseorang kepada kerabat dan keluarganya. Jangan menggunakan bahasa formal, tapi sopanlah dalam berkomunikasi.

Surat pribadi semi resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis dan dikirimkan oleh seseorang secara pribadi kepada pengurus atau organisasi / instansi. Jenis surat pribadi ini harus menggunakan bahasa standar dengan aturan tertentu.


  • Ciri-Ciri Surat Pribadi

Berikut ciri-ciri surat pribadi:

  1. Jangan gunakan kop surat atau kop surat
  2. Tidak ada nomor surat
  3. Salam pembuka dan penutup tidak harus formal, jadi sangat bervariasi
  4. Gunakan bahasa sehari-hari gratis (tergantung kemauan penulis surat).
  5. Format surat gratis
  6. Fungsi Surat Pribadi

Secara umum, beberapa fitur dan manfaat surat pribadi tercantum di bawah ini:

  1. Media mempercayai perasaan. Surat pribadi biasanya digunakan untuk keperluan pribadi, sehingga sering digunakan untuk mengungkapkan perasaan.
  2. Menjadi penulis bersama. Surat pribadi juga berguna sebagai duta atau rekan penulis surat. Atau dapat dikatakan bahwa surat pribadi dapat mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.
  3. Alat untuk menyampaikan ide dan gagasan. Surat pribadi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan dan gagasan penulis surat kepada orang lain secara bebas.
  4. Mempromosikan keterampilan bahasa. Menulis surat pribadi dapat membantu penulis surat mengembangkan keterampilan bahasa (misalnya, keterampilan bahasa Indonesia). Semakin sering Anda menulis surat, semakin baik keterampilan tata bahasa seseorang.

  • Jenis-Jenis Surat Pribadi

Berikut beberapa jenis surat pribadi:

  1. Surat Pribadi Kekeluargaan

Jenis surat pribadi ini digunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga, kerabat, atau orang terdekat. Surat pribadi ini biasanya menggunakan bahasa yang tidak standar dan ditulis tangan.


  1. Surat Pribadi Setengah Resmi

Surat pribadi semi resmi adalah surat pribadi yang digunakan untuk tujuan berkomunikasi dengan suatu instansi atau organisasi. Penggunaan bahasa dan format penulisan surat jenis ini harus menggunakan bahasa formal atau sopan. Surat pribadi ini terbagi menjadi dua kelompok, yaitu:

  1. Surat lamaran, yaitu surat yang ditujukan kepada pihak tertentu untuk melamar pekerjaan. Surat lamaran ini menggunakan bahasa standar atau formal yang baik, sopan, dan mudah dimengerti.
  2. Surat lamaran yaitu surat kepada pihak tertentu baik perseorangan maupun lembaga / organisasi untuk mengajukan permohonan.

  • Surat Semi Resmi

Surat semi resmi adalah surat yang ditulis dan dikirim oleh seseorang ke suatu institusi, mis. B. surat permohonan magang, surat permohonan izin mendirikan bangunan (IMB) dan surat permohonan cuti kerja.

Dilihat dari namanya saja, surat semi resmi atau surat adalah surat semi formal yang digunakan untuk keperluan tertentu. Surat semi resmi adalah surat yang ditulis dan dikirimkan oleh seseorang dan ditujukan untuk suatu lembaga atau instansi, mis. B. surat lamaran, surat permohonan cuti, dan lain-lain.

Surat dikenal sebagai surat semi resmi atau surat semi resmi karena surat tersebut memiliki bahasa formal tetapi tidak memiliki kop surat, lampiran, perihal, dan stempel seperti surat resmi.


  • Ciri-Ciri Surat Resmi

Berikut ciri-ciri surat resmi:

  1. Jika itu adalah organisasi atau lembaga yang mengeluarkan surat resmi, kop surat harus digunakan.
  2. Ada nomor surat, subjek dan lampiran.
  3. Gunakan salam pembuka dan penutup yang sopan.
  4. Gunakan bahasa resmi dan standar atau formal.
  5. Sertakan stempel dan stempel dari instansi resmi.
  6. Ada aturan format standar untuk menulis surat resmi.

  • Fungsi Surat Resmi

Adapun fungsi surat resmi:

  1. Sebagai sarana pemberian informasi tentang hal-hal yang harus diteruskan dari satu pihak ke pihak lain, seperti: B. transmisi gagasan, pemikiran atau gagasan.
  2. Surat resmi dapat menjadi alat bukti tertulis berupa dokumen yang isinya dapat dipercaya atau dapat dipertanggungjawabkan.
  3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan yang mana surat dinas tersebut memuat langkah-langkah pekerjaan tertentu.
  4. Sebagai pengingat bagi penerima surat, baik organisasi maupun instansi, surat resmi harus didokumentasikan agar datanya dapat digunakan kembali di lain waktu.
  5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti sejarah.

  • Jenis-Jenis Surat Resmi

Jenis surat resmi berikut ini adalah:

  1. Surat Keputusan

Surat resmi jenis ini dimaksudkan untuk mengungkapkan keputusan yang dibuat oleh seorang manajer, umumnya terkait dengan masalah pemerintah atau kelembagaan seperti keputusan untuk menunjuk karyawan.


  1. Surat Permohonan

Surat lamaran ini digunakan untuk mentransfer lamaran dari satu pihak ke pihak lain, mis. B. Permohonan Perceraian, Surat Permohonan Peminjaman Barang, Surat Permohonan Bantuan Keuangan dan lain-lain.


  1. Surat Perintah

Surat resmi ini berisi instruksi atau instruksi dari atasan kepada bawahan, mis. B. Perintah Lembur, Perintah Perjalanan Dinas dan lain-lain.


  1. Surat Kuasa

Jenis surat resmi ini berisi tentang pemberian surat kuasa atau surat kuasa kepada pihak lain, seperti B. Surat Kuasa Pembayaran Pajak, Surat Kuasa Penarikan Uang dari Bank, dan lain-lain.


  1. Surat Panggilan atau Undangan

Surat resmi yang mengundang seseorang untuk memenuhi kebutuhan tertentu, mis. B. surat panggilan untuk bekerja, surat panggilan dari polisi, surat undangan untuk menikah, dll.


  1. Surat Edaran

Surat resmi kepada pihak tertentu yang berisi pemberitahuan kegiatan dan lain-lain, mis. B. surat edaran dengan pengumuman hari libur.


Kriteria Surat yang Baik

Kriteria surat yang baik dan ciri umum adalah sebagai berikut:

  • Gunakan kertas yang benar dan benar, mulai dari ukuran, jenis dan warna, tergantung Surat yang Anda buat.
  • menggunakan bentuk standar,
  • Gunakan bahasa Indonesia atau standar yang baik dan benar.
  • dengan gaya bicara yang sederhana dan tidak rumit,
  • Gunakan bahasa yang jelas.
  • Gunakan bahasa yang sopan, sopan, dan hormat.
  • Nyatakan fakta sebenarnya.
  • Jangan gunakan singkatan selain yang biasa digunakan dalam korespondensi dan
  • tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah asing.

Untuk menjadi penulis surat yang baik, seorang penulis juga harus memenuhi beberapa syarat, seperti:

  • mengetahui metode korespondensi secara umum,
  • menguasai bahasa tertulis dengan baik,
  • tahu persis masalah yang akan ditulis dan
  • mengetahui posisi pengirim dan penerima surat tersebut.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Apa Fungsi dari Surat: Syarat,Prinsip, Bagian dan Jenisnya? semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare 🙂

Baca juga artikel lainnya tentang: