Fungsi Manajemen Perkantoran

Fungsi Manajemen Perkantoran – Untuk karyawan kantor, kantor adalah rumah kedua yang berfungsi sebagai tempat untuk mencari nafkah. Tetapi seperti rumah, kantor yang juga ditempati oleh sejumlah orang membutuhkan manajemen atau manajemen kantor. Manajemen kantor diperlukan, karena masih banyak karyawan kantor yang tidak memahami fungsi kantor, tugas orang-orang di dalamnya, sampai hal-hal lain mengenai kantor.

Ini berdampak pada penyediaan layanan informasi bagi mereka yang membutuhkan, seperti pemimpin, karyawan, konsumen kepada masyarakat. Apakah Kana sudah tahu fungsi manajemen kantor apa? Jika itu bukan kesempatan saat ini kita akan membahasnya, sehingga kita ingin tahu, mari kita baca artikel yang dibuang ini dengan hati-hati.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah berbagai fungsi dalam manajemen kantor:

  • Planning

Fungsi perencanaan atau fungsi perencanaan dalam manajemen kantor adalah fungsi yang digunakan dalam menentukan seluruh bentuk tindakan untuk menyentuh seluruh target yang diinginkan. Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer harus memikirkan apa pekerjaan yang akan dilakukan dengan berbagai sumber daya yang mereka miliki.

  • Organizing

Fungsi pengorganisasian atau pengorganisasian dalam manajemen kantor akan membantu manajer dalam melaksanakan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang akan didelegasikan.

Keberadaan fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena dapat membantu melaksanakan struktur organisasi dengan jelas dan juga mampu menggambarkan tugas masing-masing bidang atau bagian organisasi dengan jelas.

Selanjutnya, tanggung jawab dan otoritas dalam organisasi ini akan menjadi dana yang lebih jelas dapat menunjukkan antara setiap tugas unit organisasi dan sumber daya manusia dan bahan yang dibutuhkan dapat diketahui.

  • Commanding

Fungsi atau perintah arah dalam manajemen kantor adalah fungsi manajemen yang terkait erat dengan bisnis dalam memberikan panduan, saran, pesanan, dan instruksi di bawahan dalam upaya untuk melaksanakan tugasnya. Tujuannya adalah bahwa tugas dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

  • Controlling

Fungsi pengendalian atau pengawasan dalam manajemen kantor akan diperlukan untuk mempertahankan semua bentuk kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya untuk tidak digunakan menyimpang dari rencana, sehingga tujuan utama organisasi dapat dicapai.

Tips untuk Memaksimalkan Manajemen Kantor Anda

  • Analisa Cara Kerja yang Sudah Berjalan

Sebelum Anda mulai membaca kiat-kiat ini, tentu saja Anda sudah memiliki pekerjaan sistem atau cara kerja sendiri. Ini bukan masalah, oleh karena itu coba analisis cara Anda berlaku. Apakah cukup efektif atau belum.

Tingkat efektivitas manajemen kantor dapat dinilai dari durasi waktu kerja, hasil pekerjaan, dan anggota tim Anda.

Jika ada satu tugas yang dapat diselesaikan dalam dua hingga tiga hari sebenarnya butuh dua minggu untuk diselesaikan, maka Anda harus mengevaluasi cara Anda bekerja.

Bisa jadi manajemen yang ada tidak begitu benar. Bahkan sama dengan hasil yang kurang maksimal, dan anggota tim Anda akan menjadi tidak bahagia karena mereka akan mendapatkan beban yang terlalu berat. Manajemen yang baik pasti akan memiliki dampak yang baik pada semua bentuk kegiatan karyawan.

  • Terapkan Pola Kepemimpinan yang Sesuai

Cara timah seseorang pasti terkait dengan sistem manajemen yang telah ia lamar ke kantornya. Oleh karena itu, cobalah evaluasi ulang CATA terbaik dalam mengimplementasikan manajemen, karena itu bisa menjadi cara yang berbeda.

Tetapi tentu saja, Anda harus terus menjalankan komunikasi, termasuk dalam hal delegasi tugas ke kolega. Anda harus dapat menyampaikan dengan tepat apa yang sebenarnya Anda harapkan kepada anggota tim, dan tenggat waktu untuk tugas itu.

Selain itu, Anda juga harus memindahkan visi misi perusahaan dengan jelas, karena ini akan terkait dengan tim yang Anda pimpin.

Jika ada satu anggota yang memiliki tingkat pemahaman yang sama, maka harus dipindahkan menjadi lebih mudah dan diarahkan.

  • Periksa Cara Kerja “Peralatan” yang Sudah Ada

Cara untuk memeriksa peralatan yang ada, Anda harus terlebih dahulu dapat melihat bahwa tim Anda digunakan untuk membantu pekerjaannya. Misalnya, aplikasi yang mereka gunakan untuk mengirim email, berkomunikasi dengan anggota lain, atau untuk mengatur jadwal dan daftar kerjanya.

Setelah itu, Anda dapat mengevaluasi masing-masing peralatan ini, apakah dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Misalnya, dari banyak akun yang diberikan, karyawan Anda ternyata hanya menggunakan Gmail untuk berkomunikasi hanya dengan pihak luar, dan kendur lebih sering digunakan untuk pihak internal perusahaan.

Beberapa fasilitas lain seperti Kalender Google untuk jadwal, dan Asana untuk memberikan tugas ternyata begitu digunakan. Jika Anda dapat mengetahui hal ini, Anda dapat menyederhanakan penggunaan aplikasi.

Misalnya, Anda hanya menggunakan dua alat, yaitu Slack untuk mengirim semua pesan, dan ASANA untuk menjadwalkan dan memberikan tugas. Jadi, manajemen kantor akan lebih maksimal.

  • Buatlah Alur Kerja di Dalam Manajemen Kantor

Alur kerja jelas dibutuhkan di kantor sehingga manajemen yang berjalan bisa lebih maksimal. Anggota di dalamnya juga tidak perlu bingung dalam hal di mana mereka harus melakukan tugas, dan apa yang harus mereka lakukan sesudahnya.

Ini termasuk yang berhubungan langsung dengan mereka yang berhubungan dengan tanggung jawab mereka.

Misalnya, Anda dapat membuat flowchart dan prosedur operasional standar (SOP) untuk mendapatkan gambaran besar terkait dengan tugas-tugas yang dimiliki anggota tim Anda.

  • Lakukan Sharing Antar Anggota Tim

Dengan cara selanjutnya yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan manajemen kantor adalah dengan memanfaatkan sesi berbagi.

Disarankan bahwa sesi ini dihadiri oleh semua anggota tim dan pemimpin yang bertanggung jawab untuk tim. Semua anggota tim dapat menuangkan pendapat atau keluhan tentang sistem yang telah diterapkan.

Sesi ini juga dapat memaksimalkan penggunaan peralatan yang tersedia dalam lingkup pekerjaan mereka. Selain itu, setiap anggota juga harus diberi kesempatan untuk menuangkan pendapatnya sesuai dengan perspektif masing-masing.

Sehingga para pemimpin dapat mengetahui, langkah-langkah manajemen apa yang harus dilakukan dan dapat diterapkan pada langkah selanjutnya.

Juga disarankan bahwa sesi berbagi ini dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Kegiatan ini juga dapat mengevaluasi sistem dan manajemen yang ada pada waktu sebelumnya.

Dengan bertahan sesi ini, diharapkan setiap anggota tidak menampung kesulitannya sendiri, dan mampu menerapkan sistem manajemen yang lebih efisien dan efektif.

  • Dukung Pimpinan dalam Masa Awal Implementasi Manajemen Perkantoran

Hasil evaluasi mampu memberikan banyak perubahan yang telah diterapkan oleh kepemimpinan tim. Kebijakan baru ini tentu dibuat berdasarkan apa yang diajukan oleh setiap anggota tim, kemudian diterapkan sebaik mungkin oleh para pemimpin.

Oleh karena itu, baik jika semua anggota tim positif dan bersedia menjalankan semua aturan yang baru ditetapkan. Undang semua anggota tim ANA untuk dapat mendukung kepemimpinan, dan Anda harus terlebih dahulu mencoba aturan baru yang telah ditetapkan.

Bahkan jika ada orang-orang yang aneh dan berbeda dalam proses kerja, siapa yang tahu hasil yang diperoleh Justu akan lebih positif daripada aturan lama.

  • Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan yang Digunakan Dalam Manajemen Perkantoran

Setelah Anda mendapatkan banyak Maran dan masukan dari setiap anggota tim saat melakukan sesi berbagi, kepemimpinan harus mulai menerapkan cara nilai terbaik. Beberapa hal yang harus dipertimbangkan tetap sama, yaitu tentang hasil dan durasi waktu kerja, dan kondisi tim yang menjalankannya.

Anda tidak perlu khawatir, menggunakan manajemen yang sesuai, hasil yang diperoleh nanti tentu akan lebih maksimal, efisien dan lebih efektif.

Ketahuilah bahwa manajemen maksimum akan dapat mengeluarkan kemampuan maksimum untuk setiap anggota tim.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah ruang lingkup manajemen kantor:

  • Aktivitas Kantor

Semua kegiatan kantor biasanya terdiri dari kegiatan yang berhubungan erat dengan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan kantor.

  • Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Fasilitas kantor atau fasilitas mencakup bangunan, lokasi dan peralatan kantor, termasuk interior, dan seluruh mesin kantor.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Manajemen Perkantoran semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare 🙂

Baca juga artikel lainnya tentang: