Fungsi.co.id – Fungsi Administrasi: Ciri, Cara Kerja dan Tujuannya – Secara umum, definisi administrasi adalah kegiatan atau bentuk bisnis yang memiliki hubungan dekat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan mencapai target organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran penting untuk semua kegiatan perusahaan atau organisasi. Inilah yang membuat administrasi memiliki peran yang sangat penting sehingga perusahaan masih berdiri dan terus tumbuh.
Sedangkan sempit, administrasi adalah bentuk kegiatan yang mencakup korespondensi, catatan, pengetikan, pembukuan sederhana dan kegiatan teknis lainnya.
Administrasi juga dapat ditafsirkan secara luas, yang administrasi mana saja adalah proses kerja sama antara beberapa orang dengan tujuan memperoleh target dengan memanfaatkan fasilitas dan infrastruktur tertentu yang memiliki kekuatan.
Daftar Isi
Fungsi Administrasi
Administrasi adalah salah satu bagian penting bagi perusahaan. Karena administrasi memiliki beberapa fungsi penting, antara lain sebagai berikut:
· Planning Atau Perencanaan
Perencanaan adalah kegiatan perencana yang membutuhkan kegiatan administratif mulai dari mengumpulkan data, memproses data ke perencanaan perencanaan.
· Organizing Atau Penyusunan
Administrasi berfungsi sebagai konstituen dalam upaya membangun setiap komunikasi dan hubungan antara anggota atau karyawan mudah dipahami untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
· Coordinating Atau Mengordinasi
Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, koordinator dilakukan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik sehingga mereka dapat menghindari bentrokan, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Ini dapat memiliki dampak positif pada kesinambungan perusahaan di masa depan.
· Reporting Atau Laporan
Pelaporan adalah kegiatan menyampaikan perkembangan, pergerakan dan hasil kegiatan atau program yang dilakukan oleh karyawan dan anggota ke atasan secara tertulis. Di mana laporan akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan bea mereka.
· Budgeting Atau Pembuatan Anggaran
Anggaran itu penting dan harus di perusahaan dan organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh Perusahaan untuk mewujudkan tujuan Perusahaan dalam periode pembangunan yang meliputi kerja sama, iklan dan sebagainya.
· Staffing Atau Penempatan Posisi
Staf terkait dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang mencakup rekrutmen para ahli, pengembangan dan kebutuhan peralatan.
· Directing Atau Bimbingan
Mengarahkan adalah kegiatan interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan dalam bentuk bimbingan, perintah, atau saran sehingga tugas dapat dilakukan dengan benar dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.
Ciri-Ciri Administrasi
Dalam buku-buku dasar-dasar kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Double Double Sibarani, et al, menjelaskan jika administrasi memiliki lima karakteristik penting yang harus diketahui. Ciri ciriini adalah:
· Terdiri Atas Sekelompok Orang
Administrasi tidak dapat dilakukan hanya oleh seseorang, karena itu membutuhkan kerja sama dari dua atau lebih. Jadi karakteristik utama administrasi terdiri dari sekelompok orang dengan tujuan yang sama.
· Menjalin Kerjasama
Seperti disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika kerja sama tidak ditetapkan, tidak mungkin untuk mencapai tujuan ini.
· Memiliki Tujuan Yang Harus Dicapai
Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan sesuatu, tentu saja untuk mencapai tujuan. Tanpa tujuan, kegiatan kerja sama tidak akan berarti apa-apa.
· Adanya Proses Kegiatan Usaha
Dalam administrasi, proses kegiatan bisnis juga merupakan fitur penting lainnya. Proses ini ditafsirkan sebagai serangkaian kegiatan bisnis untuk menjalin kerja sama dan mencapai tujuan.
· Kegiatan Bimbingan, Kepemimpinan, Dan Pengawasan
Fitur lain dari administrasi adalah adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.
Cara Kerja Administrasi
Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dilakukan oleh administrator atau staf administrasi. Anda perlu tahu bahwa staf administrasi adalah satu unit yang memberikan dukungan untuk kegiatan operasional suatu perusahaan. Penugasan utama staf administrasi terkait dengan korespondensi, penyimpanan, dan pengaturan dokumen, entri data dan unit bantuan yang memerlukan data sebagai laporan kepada manajemen.
Sedangkan metode Pekerjaan Administrasi terkait erat dengan tugas staf administrasi di perusahaan. Secara umum, metode administrasi adalah sebagai berikut:
- Berkoordinasi dengan sekretaris atau staf administrasi dari divisi lain ketika ada pertemuan gabungan dan kegiatan lainnya.
- Kumpulkan dan kompilasi dokumen.
- Menyiapkan akomodasi dan tiket untuk kunjungan kerja kantor luar.
- Memastikan perlengkapan gaya kantor.
- Buat dan siapkan pengaturan agenda untuk rapat atau acara kantor lainnya.
- Atur, buka dan bagikan korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
- Siapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lain menggunakan aplikasi pemrosesan data, database, lembar kerja atau presentasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat dilihat bahwa kegiatan administrasi adalah bagian yang sangat penting dari sebuah perusahaan. Karena tanpa administrasi, maka manajemen dan regulasi semua kegiatan di perusahaan mungkin tidak dapat berjalan dengan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, sebuah perusahaan akan terus berdiri dan terus berkembang.
Tujuan Administrasi
Untuk memahami lebih jelas tentang administrasi, Anda perlu memahami tujuan administrasi. Di mana tujuan administrasi:
· Menyusun Program Usaha
Setiap perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan informasi dan data yang digunakan sebagai referensi untuk mengembangkan program kerja yang unggul. Biasanya informasi dan data dapat diperoleh melalui kegiatan administrasi. Ini adalah alasan mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis. Karena dengan informasi yang begitu baik dan data yang diperlukan dapat ditemukan lebih mudah.
· Evaluasi Kegiatan Organisasi
Dengan adanya sistem administrasi yang baik, dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk melihat berbagai informasi dan data. Kemudian dari informasi dan data, organisasi atau perusahaan dapat mengevaluasi semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan sejauh ini.
· Memantau Kegiatan Administrasi
Administrasi adalah kegiatan Yan yang mencakup banyak hal sehingga dalam implementasinya harus dilakukan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik, membuat perusahaan atau organisasi memantau apa, bagaimana, di mana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.
· Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha
Setiap perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan kepastian keamanan ketika melakukan kegiatan bisnisnya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi akan membutuhkan administrasi yang baik untuk memonitor semua kegiatan baik dari dalam atau dari luar. Selain itu, proses administrasi membuat setiap aktivitas dan transaksi dapat direkam secara rinci dan jelas.
Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Administrasi: Ciri, Cara Kerja dan Tujuannya semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare :).
Baca juga artikel lainnya tentang: