Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi.co.id Fungsi Administrasi Kepegawaian – Tentunya setiap perusahaan memiliki wilayah administrasi. Salah satunya adalah manajemen sumber daya manusia.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Biasanya, wilayah administrasi ini menangani hal-hal yang berkaitan erat dengan urusan administrasi perusahaan. Bagaimana dengan manajemen SDM?

Ketika mendengar istilah manajemen sumber daya manusia, hal pertama yang mungkin terlintas di benak Anda adalah sistem yang diterapkan di sebuah perusahaan. Padahal, hal-hal manajemen sumber daya manusia juga sangat penting untuk dipelajari, tidak hanya bagi kita yang ingin berkarir di perusahaan, tetapi juga bagi siapa saja yang ingin memulai bisnis atau perusahaan.

Apa itu Administrasi Kepegawain?

Seperti namanya, istilah manajemen sumber daya manusia terdiri dari dua kata, yaitu administrasi dan kepegawaian. Liang Gie dalam bukunya Manajemen Perkantoran menjelaskan bahwa manajemen adalah keseluruhan proses pengorganisasian kerjasama dengan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Sementara itu, dalam buku Sumber Daya Manusia, Saksono mendefinisikan sumber daya manusia sebagai setiap orang yang dipekerjakan oleh suatu instansi tertentu, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.

Menggabungkan kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah setiap kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan masalah penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sumber lain menyebutkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah keseluruhan aktivitas atau kegiatan yang juga menyangkut masalah “pemanfaatan” karyawan sebagai tenaga kerja agar dapat mencapai tujuan dengan baik.

Administrasi kepegawaian dipahami berarti semua kegiatan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan karyawan untuk mencapai tujuan tertentu. Jika suatu perusahaan memiliki manajemen sumber daya manusia, tentu akan mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Sedangkan admin bertujuan untuk mengatur dan mengontrol semua aktivitas sedemikian rupa agar dapat mempertahankan, mengembangkan, mengakuisisi atau menempatkan karyawan sesuai dengan beban kerjanya. Hal ini berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi atau bisnis yang telah ditetapkan dengan baik.

Kita semua harus tahu bahwa beban kerja seorang karyawan harus sesuai dengan statusnya. Beban kerja yang tidak sedikit, harus dibagi merata di antara para pegawai. Ini adalah salah satu tugas manajemen sumber daya manusia. Tidak ada karyawan yang terlalu terbebani pekerjaan, dan tidak ada juga karyawan yang memiliki beban kerja rendah dan banyak menganggur.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Apa yang Grammed ketahui tentang fungsi manajemen sumber daya manusia ini? Sebenarnya fungsi SDM terbagi menjadi dua yaitu fungsi manajerial dan fungsi operasional atau teknis. Berikut adalah beberapa hal yang berkaitan dengan fungsi manajemen dan fungsi operasional atau teknis.

  • Fungsi Manajerial

Yang dimaksud dengan peran manajerial adalah peran-peran yang berkaitan erat dengan kegiatan-kegiatan yang mengutamakan manajemen atau tidak pada hal-hal teknis. Ini termasuk perencanaan, organisasi, manajemen dan kontrol karyawan.

Perencanaan meliputi penentuan kebutuhan karyawan, mengantisipasi perubahan yang akan terjadi sehubungan dengan kebutuhan karyawan, dan sebagainya. Ini juga termasuk perencanaan untuk mengisi posisi yang nantinya kosong.

Pengorganisasian meliputi pembagian tugas dan kompetensi, yang biasanya juga tercermin dalam hirarki struktur organisasi atau perusahaan. Instruksi karyawan ini lebih ditujukan untuk meningkatkan kinerja karyawan, misalnya. B. penghargaan dan bentuk penghargaan lainnya. Untuk mengendalikan karyawan tersebut, kinerja karyawan diukur dan dievaluasi dalam bentuk supervisi atau pengawasan.

  • Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi operasional atau fungsi teknis ini mengacu pada kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis, antara lain pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi hingga pensiun karyawan.

Rekrutmen meliputi proses perekrutan dan pemilihan personel. Pengembangan karyawan dapat berupa pengembangan keterampilan atau kemampuan karyawan melalui pelatihan, seminar, dll.

Menciptakan integrasi antar karyawan agar dapat bekerja secara efektif dan kolaboratif juga menciptakan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Selain itu, berbagai bentuk kompensasi berupa pesangon kepada pegawai atau pensiunan diproses melalui fungsi administrasi kepegawaian ini.

  • Perencanaan Pegawai

Perencanaan sumber daya manusia dapat diartikan sebagai suatu proses yang menentukan kebutuhan karyawan di masa yang akan datang berdasarkan perubahan yang sedang terjadi dan persediaan tenaga kerja di perusahaan.

Perencanaan orang adalah bagian penting dan bagian dari proses perencanaan strategis karena membantu organisasi menentukan sumber daya yang mereka butuhkan dan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya yang sudah tersedia.

Perencanaan tenaga kerja yang baik akan meningkatkan beberapa hal, seperti penyesuaian pemanfaatan karyawan secara efisien, aktivitas karyawan dan kebutuhan masa depan, peningkatan efisiensi dalam perekrutan karyawan baru, dan melengkapi informasi kepegawaian yang dapat membantu dalam kepegawaian dan unit organisasi perusahaan lainnya.

Melalui perencanaan ini dapat diketahui gap versus need sehingga rekrutmen, promosi dan mutasi dapat dilakukan secara proaktif agar tidak mengganggu aktivitas organisasi perusahaan.

Saat membuat rencana karyawan, faktor internal dan eksternal organisasi bisnis harus diperhitungkan. Di sisi lain, perhatian juga harus diberikan pada langkah-langkah yang akan diambil menurut tokoh Miller Burack dan Maryann.

  • Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah langkah dalam mengatur, mengelompokkan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang dianggap perlu, menentukan tugas dan wewenang seseorang, serta mendelegasikan wewenang untuk mencapai suatu tujuan.

Organisasi menyalurkan semua sumber daya dasar (manusia dan non-manusia) dalam pola tertentu sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya berdaya untuk bekerja sama mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.

Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah terbentuknya suatu struktur organisasi, dan dalam struktur organisasi inilah dapat dilihat bagaimana hubungan suatu unit dengan unit lainnya.

Dengan kata lain, struktur organisasi akan sangat mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem pengendalian dan pemantauan, serta alur ketertiban dan akuntabilitas. Oleh karena itu, dalam merancang struktur organisasi untuk departemen SDM perlu mempertimbangkan berbagai faktor seperti yang diuraikan di atas.

  • Pengarahan Pegawai

Ada berbagai teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada konsensus tentang motivasi ini. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi bisnis untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua karyawan perusahaan untuk bekerja dengan baik dan efektif.

Selain itu, tidak praktis bagi perusahaan dengan ukuran berapa pun untuk melakukan analisis mendalam terhadap motivasi setiap karyawan. Namun demikian, ada beberapa rule of thumb yang setidaknya dapat diikuti untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan, di antaranya sebagai berikut.

Jelaskan kepada karyawan apa arti kinerja yang efektif dan juga pastikan mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka untuk perusahaan.

Memastikan bahwa ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan dan bahwa hubungan tersebut dikomunikasikan kepada karyawan perusahaan dan manajemen puncak.

Memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan tinjauan kinerja bersifat objektif.

Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan, tidak semua dapat dipromosikan (dipromosikan) atau beberapa perlu dipromosikan

Menumbuhkan semangat terbaik di lingkungan kerja dan juga mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat dengan cepat diasimilasi dan disesuaikan dengan orang dan lingkungan

Mengembangkan sistem manajemen kinerja atau setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai agar dapat terus berkembang dengan baik

Pertimbangkan juga faktor lingkungan dan sosial yang ada seperti: B. kenyamanan dan peralatan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan, ini tentang semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan karyawan.

  • Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian adalah proses mengukur dan mengevaluasi derajat efektifitas kerja pegawai dan derajat efisiensi penggunaan alat kerja untuk memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Untuk setiap kegiatan pengawasan diperlukan standar atau kriteria untuk mengukur keberhasilan pekerjaan yang dalam penilaian kinerja ini disebut sebagai standar kerja.

Standar adalah kriteria standar atau model yang dibandingkan dengan hasil aktual. Ada banyak jenis standar yang dapat digunakan dalam pengendalian aktivitas sumber daya manusia. Saat mengelola unit atau departemen sumber daya manusia, manajer harus dapat menemukan elemen pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu tanggung jawab manajemen sumber daya manusia adalah memastikan beban kerja karyawan sesuai dengan peran dan kebutuhan organisasi.

Apa tujuan administrasi kepegawaian ini?

  • Tujuan utama pengelolaan sumber daya manusia adalah menyeimbangkan jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan, serta menyesuaikan beban kerja yang ada dengan jumlah karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa proporsi atau kapasitas kerja setiap karyawan sesuai dengan keterampilan dan beban kerjanya.
  • Tujuan akhirnya tentu saja untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan pengelolaan sumber daya manusia dan penyesuaian jumlah karyawan dan beban kerja, mengatur pekerjaan secara tepat dan tepat waktu, sehingga sasaran atau tujuan perusahaan tercapai. tercapai.

Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian

Ruang lingkup sebenarnya dari sistem administrasi dapat ditemukan dalam administrasi kepegawaian itu sendiri. Kegiatan yang termasuk dalam sistem manajemen sumber daya manusia tentunya melibatkan pengelolaan sumber daya manusia suatu perusahaan.

Ruang lingkup layanan sistem manajemen personalia ini meliputi:

  • Pengadaan Pegawai

Meliputi segala bentuk atau proses rekrutmen karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentunya dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan perusahaan serta kesesuaian posisi dan tugas.

  • Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Perencanaan dan pengorganisasian tersebut meliputi penjabaran dan penjabaran bidang tanggung jawab serta hak dan kewajiban pegawai itu sendiri. Perencanaan ini juga mencakup penentuan kebutuhan karyawan dan setiap perubahannya.

  • Pengembangan Pegawai

Pengembangan karyawan mencakup kegiatan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Bisa dalam bentuk pelatihan dasar, pelatihan, seminar, workshop dan lain-lain.

  • Pengarahan dan Pengendalian

Bimbingan dan kontrol termasuk memantau kinerja karyawan dan mengarahkan mereka untuk tetap pada jalurnya. Tujuannya adalah untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.

  • Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Ruang lingkup sistem manajemen personalia juga mencakup kesejahteraan karyawan. Penciptaan lingkungan kerja yang baik, kompensasi jaminan hari tua.

  • Sistem Administrasi Kepegawaian

Dalam hal manajemen sumber daya manusia, administrasi adalah sistem terbuka yang terdiri dari beberapa elemen. Komponen atau elemen ini diumpankan kembali ke target untuk hasil yang optimal. Beberapa sistem pelayanan sipil negara adalah sebagai berikut.

  • Integrated System

Sistem terpadu adalah sistem sumber daya manusia yang pengelolaannya mulai dari perekrutan, penempatan, pengembangan, penilaian, penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat. Negara-negara berkembang biasanya menggunakan sistem ini karena daerah tidak bisa membayar pegawainya. Selain itu, dalam sistem yang terintegrasi, pekerja berperan sebagai penghubung antara bangsa dan negara.

  • Separated System

Berbeda dengan sistem yang terintegrasi, sistem yang terpisah, dalam hal manajemen sumber daya manusia, adalah sistem di mana manajemen dari perekrutan hingga penilaian hingga penggajian dan pensiun dilakukan secara mandiri oleh masing-masing daerah. Pada umumnya negara-negara yang lebih maju menggunakan sistem ini.

Karena tidak seperti di negara berkembang, setiap daerah di negara maju mampu membayar pekerja. Di sini fokusnya lebih pada profesionalisme staf. Karena pegawai adalah alat pengikat bangsa dan negara, bukan persoalan seperti di negara berkembang.

  • Unified System

Pengertian administrasi kepegawaian juga dibedakan menjadi sistem yang seragam, yaitu sistem pekerjaan jika administrasi dilakukan oleh suatu lembaga. Sebuah lembaga didirikan khusus untuk tujuan ini di tingkat nasional. Sehingga bukan pusat atau daerah yang menentukan penggajian atau pensiun karyawan.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Administrasi Kepegawaian semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare :).

Baca juga artikel lainnya tentang: