Fungsi Manajemen Perpustakaan: Pengelolaan dan Tujuannya!!

Fungsi.co.id – Fungsi Manajemen Perpustakaan: Pengelolaan dan Tujuannya!! – Pengelolaan perpustakaan merupakan suatu proses dan upaya untuk mencapai tujuan perpustakaan dengan mengelola dan menggunakan sumber daya perpustakaan berupa orang, dana, peralatan, dan kepemilikan perpustakaan agar dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing. Perpustakaan merupakan suatu sistem informasi dimana kegiatan mengumpulkan, mengolah, melestarikan, melestarikan, serta menyajikan dan menyebarluaskan informasi berupa produk intelektual dan artistik manusia dilakukan.

Pengelolaan perpustakaan menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mengelola bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku sedemikian rupa sehingga dapat digunakan sebagai bahan informasional oleh setiap pengguna. Perpustakaan dalam administrasi mereka perlu memiliki pedoman untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perpustakaan tidak akan mencapai peran dan fungsinya jika tidak melibatkan manajemen dalam implementasinya. Tahukah Anda apa itu fungsi manajemen perpustakaan? Jika belum, yuk baca artikel berikut ini baik-baik.

Fungsi Manajemen Perpustakaan

Di dalam manajemen perpustakaan terdapat beberapa fungsi yang harus dijalankan, antara lain yaitu:

  • Perencanaan (Planning)

Perencanaan melibatkan pemilihan dan keterkaitan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi tentang masa depan dengan mendeskripsikan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien. Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan dan perlu ditata dengan baik. Perencanaan berguna untuk memberikan arahan, menetapkan standar kerja, menciptakan kerangka kerja yang konsisten, dan menilai peluang. Penyusunan perencanaan harus memperhatikan siapa (siapa) yang bertanggung jawab, apa (apa) yang dilakukan, bagaimana (bagaimana) dilaksanakan, kapan (kapan) dilakukan, dimana (dimana) dilakukan, mengapa (mengapa)) dan berapa anggaran yang dibutuhkan.

Menurut Lasa (2005), langkah-langkah berikut dilakukan sebagai bagian dari proses perencanaan perpustakaan:

  1. Pengaturan Visi: adalah pemikiran atau gagasan yang melampaui keadaan saat ini. Situasi yang diinginkan ini belum pernah terjadi sebelumnya. Visi perpustakaan berfungsi untuk memperjelas arah perpustakaan dan memotivasi semua komponen untuk bertindak ke arah yang benar.
  2. Penentuan Misi: Misi mewujudkan visi dengan rumusan kegiatan yang akan dilaksanakan, dan hasilnya dapat diukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dibuktikan karena terlihat jelas.
  3. Menentukan Tujuan: Sasaran adalah cita-cita yang akan dicapai perpustakaan sekolah dalam waktu dekat dan hasilnya dapat dirasakan. Oleh karena itu, tujuan perpustakaan sekolah perlu diperjelas dan dalam mengembangkan tujuannya harus memasukkan semua komponen yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan.

  • Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan langkah pemersatu dari semua kegiatan yang akan dijalankan. Sangat penting untuk membakukan langkah-langkah ini agar tugas tidak tumpang tindih. Proses penyelenggaraan perpustakaan berjalan dengan baik apabila memiliki sumber daya manusia, sumber pendanaan, prosedur, serta koordinasi dan bimbingan yang baik untuk langkah-langkah tertentu. Unsur perpustakaan harus diperhatikan dalam sistem organisasi perpustakaan, meliputi kegiatan, sumber daya manusia, sistem, sumber informasi, sarana, dan prasarana dan sumber daya.

Menurut Lasa (2005), dalam penyelenggaraan perpustakaan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Perumusan Tujuan: Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh semua elemen yang terlibat dalam organisasi. Dengan tujuan tertentu maka kegiatan yang dilakukan mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan.
  2. Pembagian Kerja: Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, diperlukan pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas, akan terjadi pekerjaan yang tumpang tindih dan dari sini terbuang percuma.
  3. Distribusi Otoritas: Memiliki kewenangan yang jelas untuk setiap orang atau kelompok dalam organisasi dapat membantu menghindari konflik kepentingan dan tindakan. Hal ini dimungkinkan karena semua orang mengetahui batasan kewenangan untuk bertindak.
  4. Unit Pemandu: Dalam sistem organisasi yang baik harus ada satu unit perintah / perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat manajemen. Oleh karena itu, perlu dalam sistem organisasi perpustakaan untuk menghindari dualisme pengaruh dan kekuasaan pada tingkat manajemen yang berbeda, baik dalam kasus manajer puncak maupun dalam kasus manajer menengah dan manajer lini.
  5. Koordinasi: adalah proses mengintegrasikan tujuan ke dalam unit-unit terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi ini sangat penting bagi sebuah lembaga untuk menstandarkan langkah-langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengurangi konflik internal.

  • Penggerakan (Actuating)

Mobilisasi dirancang untuk menginspirasi anggota kelompok untuk melaksanakan tugas dengan antusias dan niat baik. Gerakan dilakukan setelah perencanaan dan pengorganisasian, karena mobilisasi merupakan pelaksanaan hasil perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi mobilisasi merupakan fungsi kepemimpinan yang sangat penting karena berkaitan langsung dengan masyarakat dengan segala macam kepentingan dan keutuhannya.

Mobilisasi adalah tanggung jawab pimpinan perpustakaan, dan peran pemimpin diperlukan untuk mendorong staf yang dipimpinnya. Gerakan di perpustakaan mudah dilakukan, mudah dibuat, bila semua komponen di perpustakaan memahami dan memahami tugas dan fungsinya masing-masing, karena tujuan pengoperasiannya adalah untuk meningkatkan keberhasilan kerja, meningkatkan kinerja dan untuk jangka waktu tertentu. program untuk perpustakaan yang akan dicapai oleh waktu.

  • Pengawasan (Controlling)

Pelaksanaan tugas, wewenang, dan tanggung jawab di perpustakaan membutuhkan pengawasan, yang umumnya merupakan paksaan atau tindakan paksaan, dan mengandung proses wajib agar kegiatan pelaksanaan dapat sejalan dengan rencana. Pengawasan melibatkan upaya untuk mengontrol dan mengembangkan untuk mengontrol kualitas. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, pedoman, dan upaya pengendalian mutu dapat terlaksana dengan lebih baik.

Dalam menjalankan fungsi pengawasan, konsep perencanaan, standar penilaian dan sistem pemantauan harus dipahami terlebih dahulu. Oleh karena itu perlu dipertimbangkan kesesuaian perencanaan dari segi kegiatan, sumber daya manusia, sumber informasi, sistem, anggaran dan infrastruktur perpustakaan dengan realisasi pada suatu waktu tertentu. Kegiatan pemantauan juga memerlukan tindak lanjut dari upaya perbaikan kekurangan, kelemahan, atau kesalahan suatu sistem. Misalnya, jangka waktu pinjaman kurang fleksibel. Langkah-langkah di atas harus diikuti dengan hati-hati untuk menjalankan proses kontrol dengan benar.

Dalam melakukan pemantauan dapat dilakukan secara preventif dan tepat. Pemantauan preventif adalah pemantauan yang mengantisipasi anomali, sedangkan pemantauan korektif hanya efektif bila hasil yang diinginkan bervariasi. Jika tindakan korektif diperlukan oleh supervisor, tindakan tersebut harus segera dilakukan. Tindakan korektif ini dapat berupa mengubah standar yang direncanakan, memperbaiki implementasi, mengubah cara pengukuran implementasi, atau mengubah cara interpretasi penyimpangan.

  • Evaluasi (Evaluating)

Selama penilaian, pertimbangan dibuat sesuai dengan katalog kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Evaluasi di perpustakaan merupakan cara untuk mengontrol kualitas utilitas perpustakaan dengan memverifikasi bahwa semua aspek perpustakaan telah memenuhi standar yang diharapkan. Hasil asesmen tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan saat melaksanakan tindakan korektif dan sekaligus merencanakan program ke depan.

  1. Evaluasi koleksi mencakup bagaimana koleksi dipilih, diolah, diatur, dan diberikan kepada pengunjung / pengunjung.
  2. Penilaian ruang dan perlengkapan yaitu dengan memperhatikan luas ruangan yang dialokasikan untuk penempatan koleksi, jumlah tempat duduk, jenis alat perpustakaan yang berbeda, kondisinya dan lain-lain.
  3. Penilaian layanan perpustakaan meliputi layanan peminjaman koleksi, layanan referensi dan informasi, layanan konsultasi pembaca, dan jam buka perpustakaan.
  4. Staf yang mencapai tujuan perpustakaan sekolah harus memiliki pustakawan yang dapat memberikan pinjaman, dll.
  5. Dana yang digunakan untuk memberikan layanan dan perpustakaan sangat bergantung pada dana yang dialokasikan untuk membeli buku, majalah, memperbaiki buku yang rusak, dan kegiatan layanan lainnya.

Tujuannya: akan dicapai perpustakaan dalam waktu dekat dan hasilnya dapat dirasakan. Oleh karena itu, tujuan perpustakaan harus jelas dan dalam mengembangkan tujuan perpustakaan harus memasukkan semua komponen yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan.

Contoh tujuan: Menjadi perpustakaan terbaik untuk universitas.

Pengelolaan Manajemen Perpustakaan

Pengelolaan dan pemeliharaan adalah rangkaian kegiatan terencana dan sistematis yang dilakukan secara rutin atau berkala untuk memastikan sarana dan prasarana yang dibangun tetap berfungsi dan berfungsi dengan baik. Perpustakaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam penggunaannya jika dikelola dengan baik dan benar atau efisien. Menurut Bafadal (2001), pengelolaan administrasi perpustakaan yang tepat harus memperhatikan hal-hal berikut:

  • Pengelolaan Koleksi Bahan Pustaka

Pengelolaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengumpulan bahan pustaka yang sampai di perpustakaan sampai tersusun di rak dan siap digunakan oleh siswa dan guru. Pengelola perpustakaan memiliki koleksi bahan pustaka sesuai dengan sumber daya yang tersedia. Saat mengoreksi / membeli buku, harus diperhatikan dalam kaitannya dengan mata pelajaran yang diajarkan di sekolah dan sesuai dengan tingkat kecerdasan siswa.

  • Inventarisasi dan Klasifikasi

Inventaris adalah catatan koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa bahan pustaka telah menjadi milik perpustakaan. Klasifikasi buku perpustakaan, baik perpustakaan umum maupun perpustakaan sekolah, baik perpustakaan sederhana maupun perpustakaan lanjutan, sangat penting dilakukan. Tujuannya adalah untuk memudahkan siswa atau menggunakan perpustakaan lain untuk mendapatkan atau menemukan buku yang mereka inginkan.

  • Pembuatan Katalog

Katalogisasi adalah pendaftaran judul buku dalam katalog, penyusunan judul buku atau perpustakaan dalam daftar. Daftar ini disusun agar pengguna dapat menemukan buku yang mereka cari dengan cepat dan mudah. Tujuan pembuatan katalog adalah untuk memudahkan mencari buku perpustakaan yang diinginkan sebelum mencari ruangan tempat buku tersebut disimpan. Dari katalog tersebut kita mengetahui letak buku tersebut, kode dan ruangan tempat penyimpanan buku tersebut, sehingga pengenalan buku dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus memilah dan memakan waktu yang lama.

  • Pemeliharaan dan Pembinaan Koleksi Perpustakaan

Pemeliharaan adalah suatu kegiatan atau tindakan yang dirancang untuk melindungi koleksi perpustakaan, furnitur, dan peralatan dari risiko kerusakan. Koleksi perpustakaan sekolah merupakan kumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang dipilih sesuai dengan tujuan program pendidikan sekolah yang bersangkutan. Mereka mencakup dan mendukung semua bidang studi. Mereka memberikan pengetahuan umum yang sesuai dengan tingkat kecerdasan dan kemampuan membaca serta perkembangan intelektual siswa dan persyaratan profesi guru. Koleksi perpustakaan sekolah harus selalu berkembang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksinya tak hanya perlu ditambah, tapi juga dijaga agar koleksinya selalu up to date.

  • Sirkulasi Bahan Pustaka

Kegiatan pencatatan untuk peminjaman bahan pustaka harus dicatat / didaftarkan oleh anggota perpustakaan. Calon anggota harus mendaftar dan bersedia menyerahkan persyaratan deklarasi untuk menjadi anggota baru perpustakaan. Dia kemudian menerima kartu anggota dan berhak menggunakan fasilitas dan meminjam buku yang dia inginkan.

  • Organisasi Personil

Agar penyelenggaraan atau kegiatan di perpustakaan dapat berjalan dengan lancar, baik, dan teratur untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka staf pelaksana bertanggung jawab penuh. Pustakawan adalah salah satu alat terpenting dalam menentukan keberhasilan perpustakaan. Sebagus dan lengkap fasilitas perpustakaan lainnya, jika kualitas dan kuantitas tidak mengikutinya. Petugas akan mempengaruhi optimalisasi layanan perpustakaan.

  • Perlengkapan Perpustakaan

Mendukung fungsi dan tujuan perpustakaan untuk mengoptimalkan kebutuhan peralatan perpustakaan sekolah, misalnya buku klasifikasi, kartu katalog, mesin ketik, label stok, selotip, formulir kartu buku, formulir pencatatan kembali, kantong kartu buku, lem, lembar indeks, kartu instruksi , formulir pengajuan pinjaman, dan formulir pemilihan koleksi.

  • Administrasi Perpustakaan

Kegiatan pengelolaan perpustakaan merupakan kegiatan pencatatan buku perpustakaan pada log book perpustakaan sampai dengan buku tersebut siap untuk di-check out. Dalam hal ini pula kegiatan administrasi perpustakaan merupakan kegiatan administrasi dalam arti administrasi. Kegiatan tersebut antara lain: mengumpulkan, mengelola, menahan, mengirim, dan menyimpan. Anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku atau lalai dan kehilangan, merusak, dll. Buku yang mereka pinjam akan dikenakan denda sesuai ketentuan yang berlaku. Perlu ada aturan dan regulasi yang mengatur tentang peminjaman dan pengembalian buku guna menjamin keamanan dan kenyamanan anggota perpustakaan serta agar anggota perpustakaan merasa bertanggung jawab atas kelangsungan penyelenggaraan perpustakaan.

  • Pelayanan Manajemen Perpustakaan

Untuk mencapai pelayanan prima, perpustakaan harus memiliki standar pelayanan yang terukur. Kualitas atau layanan kelas satu adalah layanan yang cepat dan menyenangkan, tidak mengandung kesalahan apapun dan mengikuti proses dan prosedur yang telah ditentukan. Upaya untuk memberikan layanan perpustakaan yang berkualitas dapat dilakukan dengan memperhatikan ukuran-ukuran yang menjadi kriteria layanan tersebut.

Menurut Prastowo (2012) kriteria kualitas pelayanan meliputi:

  1. (Prosedur layanan dapat diimplementasikan dengan sederhana, lancar, cepat, tanpa rumit, mudah dimengerti dan untuk pengguna perpustakaan.
  2. (Konsisten kinerja dengan menjaga dan menjaga interdependensi antara pengguna perpustakaan dan penyedia layanan. Misalnya, menjaga keakuratan penyediaan informasi tentang keberadaan kepemilikan perpustakaan, pencatatan data yang cermat, dan ketepatan waktu.
  3. Bertanggung jawab. Ini termasuk layanan sesuai urutan waktu yang menghubungi pengguna secepatnya jika terjadi sesuatu yang perlu segera diberitahukan.
  4. Artinya petugas layanan perpustakaan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan perpustakaan.
  5. Pendekatan dan kemudahan. Artinya, layanan harus mudah dihubungi oleh pengguna, tidak hanya melalui tatap muka, tetapi juga melalui telepon dan internet. Oleh karena itu, lokasi fasilitas dan perusahaan jasa juga harus diperhatikan.
  6. Ini termasuk kesabaran, perhatian, dan persahabatan antara pustakawan dan pengguna. Kebaikan hanya dibutuhkan jika pelanggan adalah konsumen tertentu. Di sisi lain, penyedia layanan tidak perlu menerapkan keramahan yang berlebihan jika layanan yang diberikan tidak digunakan oleh pengguna melalui kontak langsung.
  7. Artinya pelanggan dapat mengetahui semua informasi yang mereka butuhkan dengan mudah dan jelas. Ini termasuk informasi tentang prosedur, persyaratan, waktu penyelesaian, biaya, dan lain-lain.
  8. Komunikasi yang baik dengan pustakawan adalah pustakawan menerima informasi yang menjadi hak mereka dari pustakawan dalam bahasa yang mereka pahami.
  9. Ini termasuk rasa saling percaya antara pustakawan dan pustakawan, upaya membuat pustakawan dapat dipercaya, kejujuran dengan pustakawan, dan kemampuan pejabat untuk menjaga loyalitas pengguna.
  10. Kejelasan dan kepastian. Artinya, dalam hal prosedur rinci biaya layanan dan prosedur pembayaran, jadwal penyediaan layanan tersebut. Hal ini sangat penting karena pustakawan tidak perlu ragu dengan layanan yang ditawarkan.
  11. Yakni, upaya agar pengguna perpustakaan merasa aman dan bebas dari bahaya, risiko, dan keraguan. Jaminan keamanan yang harus diberikan terdiri dari keamanan fisik, finansial dan keyakinan.
  12. Pahami ekspektasi pelanggan. Ini dapat dicapai dengan mencoba memahami semua kebutuhan pelanggan. Tidaklah sulit untuk memahami apa yang sebenarnya diinginkan pengguna. Ini dapat dimulai dengan mempelajari kebutuhan spesifik yang diinginkan pengguna dan memberikan perhatian pribadi.
  13. Meliputi bukti atau bentuk pelayanan khusus berupa sarana fisik, keberadaan pejabat yang melayani pengguna, peralatan yang digunakan untuk pemberian pelayanan, kartu identitas dan sarana pendukung lainnya.
  14. Artinya, kebutuhan pelayanan hanya dibatasi oleh hal-hal yang berkaitan langsung dengan pencapaian tujuan pelayanan. Namun, Anda tetap harus memperhatikan integrasi persyaratan ke dalam hasil layanan.
  15. Secara ekonomis. Kriteria terakhir ini berarti bahwa biaya layanan harus ditetapkan secara adil (misalnya mendaftarkan anggota perpustakaan), dengan mempertimbangkan nilai barang atau jasa dan solvabilitas pelanggan.

Tujuan Manajemen Perpustakaan

Pengelolaan perpustakaan tidak hanya digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan pustaka, tetapi juga untuk membantu siswa dan guru dalam menyelesaikan tugas dalam proses belajar mengajar dengan penyelenggaraan perpustakaan. Oleh karena itu, semua bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan harus dapat mendukung proses belajar mengajar. Oleh karena itu, kurikulum sekolah dan selera pembacanya, dalam hal ini siswa, harus diperhatikan saat membeli bahan pustaka.

Perpustakaan tampak bermanfaat ketika benar-benar memudahkan pencapaian tujuan proses belajar mengajar di sekolah.

Perpustakaan Sebagai Organisasi

Setiap perpustakaan baik kecil maupun besar perlu diatur dan ditata dengan baik agar kegiatan kerjanya dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Mengetahui seluk-beluk organisasi, pengoperasian, dan teknik perpustakaan dikenal sebagai organisasi dan manajemen perpustakaan. Untuk mencapai hasil yang baik dibutuhkan kemauan dan kemampuan tenaga untuk bekerja sama. Sehingga harus ada pembagian tugas dalam sebuah organisasi transportasi.

Dalam organisasi perpustakaan, manajer perlu mempertimbangkan hal-hal berikut agar organisasi dapat berfungsi dengan baik:

  • Tetapkan tujuan perpustakaan dengan jelas dan lengkap, baik dari segi bidang, ruang lingkup, keahlian dan ketrampilan.
  • Rumusan tugas pokok perpustakaan yaitu tujuan-tujuan yang harus dibebankan kepada organisasi agar dapat dicapai oleh organisasi yang luas, maka tugas pokok perpustakaan adalah luas, sedangkan untuk organisasi kecil tugas pokoknya adalah terbatas.
  • Rincian kegiatan, yaitu segala kegiatan kerja yang harus dilaksanakan untuk memenuhi tugas pokoknya harus disusun secara lengkap dan rinci.
  • Pengelompokan kegiatan kerja. Kegiatan kerja yang berkaitan erat dikelompokkan bersama, dan pengelompokan ini disebut fungsionalisasi.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Manajemen Perpustakaan: Pengelolaan dan Tujuannya!! semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare 🙂

Baca juga artikel lainnya tentang: